come organizzare evento

Organizzare un evento con 0 sbatti e 7 amici

Organizzare qualcosa ha sempre una componente eroica da non sottovalutare. Tante sono le fatiche e i problemi da affrontare, dal tempo che non basta mai ai problemi che ti si presentano con una testa e prima che tu te ne accorga sono diventate delle Idre. Che sia un compleanno, un matrimonio, una festa o partire per le vacanze, c’è sempre qualcosa che va storto prima che tutto vada per il meglio.

Con BORA organizziamo una media di 4 eventi all’anno dal 2015 e, ormai, possiamo dire di aver imparato come gestire, non evitare 😉 , le infinite fatiche che si presentano quando si organizza un evento. Il motivo per cui continuiamo ad affrontarle, e chi ha un’associazione come la nostra lo sa bene, è che quando, nel casino della festa, ti guardi intorno e incontri i sorrisi dei partecipanti, ti dai una pacca sulla spalla da solo e pensi: cheffighichesiamo.

Come organizzare un evento con la tua associazione, con i tuoi amici o per te stesso*: dall’idea a “cheffighichesiamo”

È vero. Organizzare un evento, una festa, un compleanno, è sbatti. Soprattutto se siete in pochi e se non l’avete mai fatto prima. Organizzando eventi come BORA abbiamo trovato utile negli anni trovare ciò che funziona meglio per ciascuno di noi e ripeterlo come se fosse un modello per ogni evento che organizziamo. Per raccontarti come facciamo nel dettaglio sono andata a riguardare gli appunti presi durante le riunioni che hanno accompagnato BORA nella realizzazione del Fuori Corea di quest’anno, che sarà domenica prossima a Vizzolo.

Abbiamo detto, trovare ciò che funziona meglio per ciascuno e ripeterlo come se fosse un modello.

  1. Senza Luca, non si va da nessuna parte: la prima cosa da fare quando si organizza un evento è capire a chi interessa e poi capire cosa piace a questo qualcuno per avere più possibilità che partecipi. Luca è stato l’anima creativa del Fuori Corea. Sua è stata l’idea, suo l’entusiasmo che ci ha spinti ad andare avanti, suo il compito di parlarci dei writer e della gente dell’hip hop italiano, di cosa cercano, cosa vogliono, cosa si aspettano di leggere e di vedere su una locandina condivisa su Instagram.

IN ALTRE PAROLE: quando organizzate un evento scegliete un audience specifico che dovrete conoscere il più possibile

2. Assicuratevi di avere una Vera: il mio compito quando organizziamo un evento è quello di tenere il ritmo. Non è affatto un compito facile e io cerco di fare del meglio senza fare troppi danni. A settembre ci troviamo, di solito a cena, e definiamo il calendario di tutto l’anno. Io sono quella che tre mesi prima di ogni evento chiama a raccolta i membri di BORA e che di volta in volta tiene segnate le cose da fare (vi ricordate che non vivo senza liste sì?). Il fatto che io mi occupi anche della comunicazione mi aiuta molto in questo: riesco sempre ad avere una visione d’insieme su quello che stiamo facendo. In altre parole, sono quella che rompe le scatole finchè le cose non vengono fatte. Per tempo e per bene.

IN ALTRE PAROLE: quando organizzate un evento fate una lista di tutte le cose da fare – scelta del tipo di evento, scelta della data, scelta dell’audience, scelta del nome, scelta degli eventuali co-organizzatori e sponsor, realizzazione o reperimento del materiale necessario, realizzazione del piano di comunicazione, pubblicazione dei materiali di comunicazione, inviti, montaggio dell’eventuale materiale, presenza fisica all’evento – costruite un calendario che non sgarrerete e date a ciascun membro della vostra associazione compiti precisi da realizzare in un tempo specifico. E alla fine non dimenticate mai di verificare quanto avete fatto per non ripetere gli stessi errori e replicare invece ciò che è andato bene

3.  Attivare Boris in caso di emergenza: Boris è il Presidente di BORA ed è il nostro uomo sul campo. Il suo compito è quello di tenere le relazioni istituzionali e di fare rete con le altre associazioni. Ma, a richiesta, dipinge muri, sistema quadri elettrici e trova sponsor fantastici.

IN ALTRE PAROLE: quando organizzi un evento è importante avere bene in mente quali sono le tue risorse (budget) e quali sono quelle risorse che invece non hai e che devi cercare all’esterno. Possono essere risorse economiche, e allora dovrai cercare degli sponsor, oppure organizzative, e allora potrai metterti in rete come facciamo sempre da un anno a questa parte noi di BORA, oppure formative, per cui vorrai imparare da qualcun altro come fare determinate cose.

4. Ilaria vede e provvede: presi dall’entusiasmo, spesso ci dimentichiamo della realtà delle cose. Il compito di Ilaria è quello di riportarci con i piedi per terra. E quando c’è qualcosa di concreto da fare, lei si attiva per farlo per tempo.

IN ALTRE PAROLE: la realizzazione di un evento è il momento più critico. Il tempo sembra sempre stringere e le energie sembrano sempre troppo poche. È utile avvalersi di strumenti che permettono di risparmiare tempo, migliorare la comunicazione e non perdere il filo del discorso. Noi non potremmo vivere senza Ilaria, Google Drive,  Doodle e WhatsApp, ma conosciamo associazioni che usano  Trello o che fanno due riunioni alla settimana. Anche qui, trova la soluzione migliore per te.

5. Eloise che lo dice a tutti: sono sicura che anche tu hai saputo da lei che domenica prossima c’è il Fuori Corea 😉

IN ALTRE PAROLE: comunicare il tuo evento  nei metodi tradizionali – Facebook, Instagram, locandine, articoli sulla stampa di settore e locale – di questi tempi non basta. Noi abbiamo imparato che le persone vanno invitate personalmente e più si parla di un evento, più che probabilità che le persone scelgano di partecipare. Se fai un attimo una prova su te stesso. probabilmente verificherai che dei mille eventi a cui metti “partecipo” su Facebook alla fine finisci per partecipare a quello a cui i tuoi amici ti hanno invitato o a quello che ti serve davvero per la tua vita o la tua professione.

6. Alice, energia e aria fresca: new entry nel BORA , ci ha ricordato che l’entusiasmo è il motore di tutte le cose.

IN ALTRE PAROLE: ogni eventi che organizzi, lo organizzi anche per te. E se fai una cosa solo per gli altri e a cui tu per primo non parteciperesti mai, nessuno lo farà.  Non fare l’errore di sottovalutare il potere contagioso che il tuo entusiasmo nel fare le cose può suscitare negli altri. Tu sei il primo promotore del tuo evento.

7. Riccardo, il membro silente: da lontano, fa il tifo per noi.

IN ALTRE PAROLE:  a nessuno piace fermarsi a una festa se i presenti sono pochi. Assicurati che un gruppo di persone fidate parteciperà sicuramente a un orario stabilito.

Io inizio subito a razzolare bene: vi aspetto domenica prossima al Fuori Corea a Vizzolo 😀

* ho deciso di non parlare di come si organizza un evento a livello professionale: se anche i passi da fare e anche le problematiche da tenere presenti potrebbero essere gli stessi  in molti casi, il fatto che tu sia da solo o sia inserito in un team che ha già compiti predefiniti che sono le vostre professioni, il fatto che tu percepisca uno stipendio o che tu stia organizzando un evento per conto del tuo capo o dell’azienda per cui lavori, pongono dei limiti che non possono essere ignorati. E poi, parlo solo di cose che conosco e non sono un’organizzatrice di eventi professionista, l’ho fatto, ma non sono un’esperta 😉 Per quello, puoi sicuramente cercare sull’internet che è pieno di contenuti specifici come quello che trovi a questo link. Enjoy!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *