come organizzare evento

Organizzare un evento con 0 sbatti e 7 amici

Organizzare qualcosa ha sempre una componente eroica da non sottovalutare. Tante sono le fatiche e i problemi da affrontare, dal tempo che non basta mai ai problemi che ti si presentano con una testa e prima che tu te ne accorga sono diventate delle Idre. Che sia un compleanno, un matrimonio, una festa o partire per le vacanze, c’√® sempre qualcosa che va storto prima che tutto vada per il meglio.

Con BORA organizziamo una media di 4 eventi all’anno dal 2015 e, ormai, possiamo dire di aver imparato come gestire, non evitare ūüėČ , le infinite fatiche che si presentano quando si organizza un evento. Il motivo per cui continuiamo ad affrontarle, e chi ha un’associazione come la nostra lo sa bene, √® che quando, nel casino della festa, ti guardi intorno e incontri i sorrisi dei partecipanti, ti dai una pacca sulla spalla da solo e pensi: cheffighichesiamo.

Come organizzare un evento con la tua associazione, con i tuoi amici o per te stesso*: dall’idea a “cheffighichesiamo”

√ą vero. Organizzare un evento, una festa, un compleanno, √® sbatti. Soprattutto se siete in pochi e se non l’avete mai fatto prima. Organizzando eventi come BORA abbiamo trovato utile negli anni trovare ci√≤ che funziona meglio per ciascuno di noi e ripeterlo come se fosse un modello per ogni evento che organizziamo. Per raccontarti come facciamo nel dettaglio sono andata a riguardare gli appunti presi durante le riunioni che hanno accompagnato BORA nella realizzazione del Fuori Corea di quest’anno, che sar√† domenica prossima a Vizzolo.

Abbiamo detto, trovare ciò che funziona meglio per ciascuno e ripeterlo come se fosse un modello.

  1. Senza Luca, non si va da nessuna parte: la prima cosa da fare quando si organizza un evento √® capire a chi interessa e poi capire cosa piace a questo qualcuno per avere pi√Ļ possibilit√† che partecipi. Luca √® stato l’anima creativa del Fuori Corea. Sua √® stata l’idea, suo l’entusiasmo che ci ha spinti ad andare avanti, suo il compito di parlarci dei writer e della gente dell’hip hop italiano, di cosa cercano, cosa vogliono, cosa si aspettano di leggere e di vedere su una locandina condivisa su Instagram.

IN ALTRE PAROLE: quando organizzate un evento scegliete un audience specifico che dovrete conoscere il pi√Ļ possibile

2. Assicuratevi di avere una Vera: il mio compito quando organizziamo un evento √® quello di tenere il ritmo. Non √® affatto un compito facile e io cerco di fare del meglio senza fare troppi danni. A settembre ci troviamo, di solito a cena, e definiamo il calendario di tutto l’anno. Io sono quella che tre mesi prima di ogni evento chiama a raccolta i membri di BORA e che di volta in volta tiene segnate le cose da fare (vi ricordate che non vivo senza liste s√¨?). Il fatto che io mi occupi anche della comunicazione mi aiuta molto in questo: riesco sempre ad avere una visione d’insieme su quello che stiamo facendo. In altre parole, sono quella che rompe le scatole finch√® le cose non vengono fatte. Per tempo e per bene.

IN ALTRE PAROLE: quando organizzate un evento fate una lista di tutte le cose da fare – scelta del tipo di evento, scelta della data, scelta dell’audience, scelta del nome, scelta degli eventuali co-organizzatori e sponsor, realizzazione o reperimento del materiale necessario, realizzazione del piano di comunicazione, pubblicazione dei materiali di comunicazione, inviti, montaggio dell’eventuale materiale, presenza fisica all’evento – costruite un calendario che non sgarrerete e date a ciascun membro della vostra associazione compiti precisi da realizzare in un tempo specifico. E alla fine non dimenticate mai di verificare quanto avete fatto per non ripetere gli stessi errori e replicare invece ci√≤ che √® andato bene

3.  Attivare Boris in caso di emergenza: Boris è il Presidente di BORA ed è il nostro uomo sul campo. Il suo compito è quello di tenere le relazioni istituzionali e di fare rete con le altre associazioni. Ma, a richiesta, dipinge muri, sistema quadri elettrici e trova sponsor fantastici.

IN ALTRE PAROLE: quando organizzi un evento √® importante avere bene in mente quali sono le tue risorse (budget) e quali sono quelle risorse che invece non hai e che devi cercare all’esterno. Possono essere risorse economiche, e allora dovrai cercare degli sponsor, oppure organizzative, e allora potrai metterti in rete come facciamo sempre da un anno a questa parte noi di BORA, oppure formative, per cui vorrai imparare da qualcun altro come fare determinate cose.

4. Ilaria vede e provvede: presi dall’entusiasmo, spesso ci dimentichiamo della realt√† delle cose. Il compito di Ilaria √® quello di riportarci con i piedi per terra. E quando c’√® qualcosa di concreto da fare, lei si attiva per farlo per tempo.

IN ALTRE PAROLE: la realizzazione di un evento √® il momento pi√Ļ critico. Il tempo sembra sempre stringere e le energie sembrano sempre troppo poche. √ą utile avvalersi di strumenti che permettono di risparmiare tempo, migliorare la comunicazione e non perdere il filo del discorso. Noi non potremmo vivere senza Ilaria, Google Drive, ¬†Doodle e WhatsApp, ma conosciamo associazioni che usano¬† Trello o che fanno due riunioni alla settimana. Anche qui, trova la soluzione migliore per te.

5. Eloise che lo dice a tutti: sono sicura che anche tu hai saputo da lei che domenica prossima c’√® il Fuori Corea ūüėČ

IN ALTRE PAROLE: comunicare il tuo evento¬† nei metodi tradizionali – Facebook, Instagram, locandine, articoli sulla stampa di settore e locale – di questi tempi non basta. Noi abbiamo imparato che le persone vanno invitate personalmente e pi√Ļ si parla di un evento, pi√Ļ che probabilit√† che le persone scelgano di partecipare. Se fai un attimo una prova su te stesso. probabilmente verificherai che dei mille eventi a cui metti “partecipo” su Facebook alla fine finisci per partecipare a quello a cui i tuoi amici ti hanno invitato o a quello che ti serve davvero per la tua vita o la tua professione.

6. Alice, energia e aria fresca: new entry nel BORA , ci ha ricordato che l’entusiasmo √® il motore di tutte le cose.

IN ALTRE PAROLE:¬†ogni eventi che organizzi, lo organizzi anche per te. E se fai una cosa solo per gli altri e a cui tu per primo non parteciperesti mai, nessuno lo far√†.¬† Non fare l’errore di sottovalutare il potere contagioso che il tuo entusiasmo nel fare le cose pu√≤ suscitare negli altri.¬†Tu sei il primo promotore del tuo evento.

7. Riccardo, il membro silente: da lontano, fa il tifo per noi.

IN ALTRE PAROLE:  a nessuno piace fermarsi a una festa se i presenti sono pochi. Assicurati che un gruppo di persone fidate parteciperà sicuramente a un orario stabilito.

Io inizio subito a razzolare bene: vi aspetto domenica prossima al Fuori Corea a Vizzolo ūüėÄ

* ho deciso di non parlare di come si organizza un evento a livello professionale: se anche i passi da fare e anche le problematiche da tenere presenti potrebbero essere gli stessi¬† in molti casi, il fatto che tu sia da solo o sia inserito in un team che ha gi√† compiti predefiniti che sono le vostre professioni, il fatto che tu percepisca uno stipendio o che tu stia organizzando un evento per conto del tuo capo o dell’azienda per cui lavori, pongono dei limiti che non possono essere ignorati. E poi, parlo solo di cose che conosco e non sono un’organizzatrice di eventi professionista, l’ho fatto, ma non sono un’esperta ūüėČ Per quello, puoi sicuramente cercare sull’internet che √® pieno di contenuti specifici come quello che trovi a questo link. Enjoy!